Skip links

Neem gerust contact met ons op. We voegen jouw job graag toe aan onze lijst!

Youtube Instagram Facebook
scroll
Ik hou van mijn job

Administratief en financieel coördinator

De administratief en financieel coördinator is verantwoordelijk voor het globale beheer van de administratieve en financiële aspecten van de non-profitorganisatie waarvoor hij of zij werkt. Zo draagt hij of zij bij tot de ondersteuning van de sociale opdracht van de structuur. Deze sleutelfunctie vereist een grote veelzijdigheid en onmisbare relationele kwaliteiten. 

Omschrijving

De administratief en financieel coördinator staat in voor de transparantie en efficiëntie van het financieel beheer. Hij of zij waakt over het verantwoord en efficiënt gebruik van de middelen van de vzw of van eender welk ander type non-profitorganisatie (feitelijke vereniging, ivzw, ngo, stichting enz.).  

Die brede waaier aan verantwoordelijkheden biedt hem of haar de kans om een veelzijdige ervaring op te doen en vaardigheden te ontwikkelen in verschillende domeinen. Door in de non-profitsector te werken, draagt de administratief en financieel coördinator bij tot de opdrachten van openbaar nut in plaats van een louter financieel oogmerk na te streven. In die zin biedt de brede waaier van structuren die in de non-profitsector bestaan, talrijke betekenisvolle loopbaanmogelijkheden.  

Taken van een administratief en financieel coördinator   Hier volgt een uitgebreide beschrijving van de taken van een administratief en financieel coördinator.   Financieel beheer   De administratief en financieel coördinator staat in voor het toezicht op en het beheer van de financiën van de organisatie. Dat omvat het voeren van de boekhouding, de voorbereiding van de begrotingen, het factuurbeheer, de betalingen en de controle op het naleven van de fiscale en boekhoudwetgeving.   Financiële rapporten   De coördinator moet op regelmatige basis financiële rapporten voorleggen aan de directie, het bestuursorgaan en de geldschieters (filantropische stichtingen, sponsors, mecenassen, overheden). Die rapporten moeten een nauwkeurige afspiegeling zijn van de financiële gezondheid van de organisatie en de verantwoordelijken helpen bij hun besluitvorming.  Human Resources Management   In overleg met de HR-afdeling kan de coördinator verantwoordelijk zijn voor het administratieve personeelsbeheer (werknemers en vrijwilligers), met name het beheer van de lonen, contracten, vrijwilligersovereenkomsten, verzekeringen, sociale voordelen en het naleven van het arbeidsrecht. Hij of zij waakt ook over het welzijn op het werk.   Opvolgen van subsidies en financiering   In de non-profitsector zijn verenigingen vaak afhankelijk van subsidies en financieringen om hun activiteiten tot een goed einde te brengen. De administratief en financieel coördinator moet die financieringen opvolgen door de databases te beheren, ervoor te zorgen dat de uitgaven overeenstemmen met de eisen van de subsidiërende overheden en de geldschieters, en de rapporten tijdig voor te leggen.  Administratief beheer   Naast de financiële taken kan de coördinator worden betrokken bij algemene administratieve taken, zoals het beheer van de lokalen, de contracten met leveranciers, bestellingen van het nodige materiaal om de opdrachten van de vzw uit te voeren, alsook de coördinatie van de logistieke activiteiten.  Naleving van de reglementering   De administratief en financieel coördinator moet ervoor zorgen dat de organisatie alle wetten en reglementen (Wetboek van vennootschappen en verenigingen) in verband met belastingen en haar wettelijke verplichtingen naleeft.  Coördinatie met het directieteam   De coördinator werkt nauw samen met de andere leden van het directieteam van de organisatie om de financiële en administratieve doelstellingen af te stemmen op de globale opdracht van de vereniging.  Diverse taken   Soms wordt ook aan de administratief en financieel coördinator gevraagd om andere soorten taken op zich te nemen:  
  • Uitvoering van projecten;  
  • Organisatie van vergaderingen en rapportering van vergaderingen; 
  • Coördinatie van activiteiten/evenementen van de vzw; 
  • Toezicht op de communicatie.  
   
Over welke vaardigheden moet ik beschikken?
  • Gedegen kennis van boekhoudkundige beginselen, financiële normen en begrotingsbeheer;
  • Vlot kunnen werken met boekhoudsoftware;
  • Analytische vaardigheden;
  • Vaardigheden met betrekking tot HR-management;
  • Kennis van de wetten en reglementen in de non-profitsector;
  • Communicatievaardigheden;
  • Zeer goede kennis van het Frans;
  • Vertrouwd zijn met informaticatools;
  • Integriteit en ethiek;
  • Soms wordt een rijbewijs B en een aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie gevraagd;
  • Naargelang het gewest en de al dan niet internationale dimensie van de organisatie (ngo), wordt verwacht dat je het Frans, het Nederlands en/of het Engels beheerst.
Over welke persoonlijke eigenschappen moet ik beschikken?
  • Grote zorgvuldigheid;
  • Precisie en nauwkeurigheid;
  • Organisatorische vaardigheden;
  • Uitstekende relationele vaardigheden;
  • Veelzijdigheid;
  • Zin voor verantwoordelijkheid;
  • Kunnen bepalen welke taken prioritair zijn.

Opleiding

Er bestaan verschillende soorten opleidingen waarmee je een functie van administratief en financieel coördinator in de non-profitsector in de wacht kunt slepen. Opleidingen in boekhouden, financiën of bedrijfsbeheer georganiseerd door universiteiten of hogescholen leveren uiteraard een stevige basis om deze functie op te nemen.  

Sommige instellingen bieden managementopleidingen aan die specifiek gericht zijn op verenigingen en op de non-profitsector. In opleidingen zoals de master Sociaal Werk komen onderwerpen aan bod als goed bestuur in verenigingen, HR-management in die specifieke context, boekhoudkundige en financiële bijzonderheden van de non-profitsector, enz.  

Er bestaan ook specifieke opleidingen om kaderlid te worden in de non-profitsector (verwijzing naar fiche nr. 1 over de directeur in de non-profitsector). 

Aangezien de administratief en financieel coördinator kan worden betrokken bij het beheer van sociale projecten, kunnen managementopleidingen inzake sociale projecten nuttig zijn om kennis op te doen over de planning, opvolging en evaluatie van specifieke non-profitprojecten. 

Het is ook mogelijk om specifieke voortgezette opleidingen, workshops of seminars te volgen over onderwerpen in verband met administratief en financieel beheer in de non-profitsector. Die opleidingen worden vaak aangeboden door gespecialiseerde instanties of vakverenigingen.